Was ein KI-Protokoll leistet

Wer in einer Besprechung Protokoll führt, ist halb mit dem Mitschreiben beschäftigt und nur halb im Gespräch. Ein KI-Protokoll nimmt Ihnen diesen Teil ab: Das Gesagte wird aufgenommen, fortlaufend in Text umgewandelt und nach dem Termin zu einer übersichtlichen Zusammenfassung verdichtet.

Das Ergebnis ist ein Entwurf, kein fertiges Dokument. Beschlüsse, Zuständigkeiten und Fristen sollten Sie vor dem Versand kurz prüfen und bei Bedarf ergänzen. Der Zeitgewinn liegt darin, dass Sie nicht mehr bei null anfangen und jede Aussage im Transkript nachlesen können.

Im deutschsprachigen Raum unterscheidet man meist zwischen Ergebnisprotokoll und Verlaufsprotokoll. Für ein Ergebnisprotokoll ist die KI-Zusammenfassung mit Beschlüssen und Aufgaben oft schon eine gute Grundlage. Für ein Verlaufsprotokoll, das den Gang der Diskussion festhält, hilft das vollständige Transkript, weil Sie jede Wortmeldung im Wortlaut nachlesen können.

Für gute Ergebnisse sorgt vor allem eine saubere Aufnahme: Platzieren Sie Laptop oder Smartphone möglichst nah an den Sprechenden, vermeiden Sie Nebengespräche und nennen Sie zu Beginn kurz Thema und Teilnehmende. Das erleichtert später die Überarbeitung des Protokolls.

So erstellen Sie ein KI-Protokoll mit Alt

Der Ablauf ist bei Präsenzterminen und Online-Meetings derselbe:

• Alt öffnen und vor Beginn der Besprechung die Aufnahme starten.
• Im Besprechungsraum nimmt Alt über das Mikrofon auf. Bei Zoom, Google Meet, Microsoft Teams oder Discord nimmt Alt den Systemton Ihres Computers auf – also auch die Stimmen der anderen Teilnehmenden.
• Während des Gesprächs entsteht das Transkript live. Sie können dem Termin folgen, statt mitzuschreiben.
• Nach dem Termin erstellt die KI aus dem Transkript eine Zusammenfassung bzw. ein Protokoll.
• Protokoll prüfen, Beschlüsse und Aufgaben ergänzen und an das Team weitergeben.

Kostenlos und ohne Minutenlimit – warum das geht

Viele Protokoll-Tools schicken Ihre Aufnahme an einen Server und lassen sie dort verarbeiten. Jede Minute kostet den Anbieter Rechenleistung, deshalb sind Gratis-Tarife in der Regel auf ein bestimmtes Kontingent pro Monat begrenzt.

Alt geht einen anderen Weg: Spracherkennung und Zusammenfassung laufen auf Macs mit Apple Silicon (M1 oder neuer) und auf Windows-PCs direkt auf Ihrem Computer. Weil dabei keine Serverkosten anfallen, gibt es im Free-Tarif auf dem Computer kein Zeit- oder Nutzungslimit – egal, ob Ihr Jour fixe 20 Minuten dauert oder Ihr Workshop einen ganzen Tag.

Das gilt auch für Aufnahmen, die Sie schon haben: Haben Sie eine Besprechung etwa mit dem Smartphone aufgenommen, laden Sie die Datei in Alt hoch. Alt wandelt sie lokal in Text um, und die KI erstellt daraus wie gewohnt das Protokoll.

Auch auf iPhone und iPad gibt es einen On-Device-Modus, in dem die Transkription ohne Zeitlimit auf dem Gerät läuft. Intel-Macs nutzen dagegen die Cloud-Transkription und brauchen eine Internetverbindung.

Datenschutz: Wo bleiben Aufnahme und Protokoll?

Solange Sie die lokale KI-Engine verwenden, werden Audio und Transkript auf Ihrem Gerät verarbeitet und gespeichert. Sie werden nicht auf die Server von Alt hochgeladen. Inhalte verlassen Ihr Gerät nur, wenn Sie selbst eine Cloud-Funktion einschalten – etwa Cloud-KI-Modelle, das Teilen einer Notiz oder die Synchronisierung zwischen Geräten.

Gerade bei vertraulichen Themen wie Strategierunden, Budgetbesprechungen oder Kundenprojekten ist das ein wichtiger Unterschied zu Diensten, die jede Aufnahme in die Cloud laden. Ob der Einsatz in Ihrem Unternehmen den Vorgaben der DSGVO und Ihren internen Richtlinien entspricht, klären Sie bitte mit Ihrer bzw. Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Unabhängig vom Tool gilt: Informieren Sie alle Teilnehmenden vor Beginn darüber, dass aufgenommen wird, und holen Sie ihr Einverständnis ein.

Was der Free-Tarif enthält und was Pro ergänzt

Im Free-Tarif nutzen Sie Aufnahme, Live-Transkription, KI-Zusammenfassungen und Protokolle mit lokaler KI ohne Limit. Dazu kommen über 100 Sprachen, Echtzeit-Übersetzung für internationale Meetings, die Aufnahme von Online-Meetings, PDF-Zusammenfassungen und ein begrenzter Zugang zu günstigen Cloud-Modellen.

Mit Pro laufen Zusammenfassungen, Übersetzungen und KI-Chat über aktuelle Cloud-Modelle wie Gemini und GPT; dafür ist eine Internetverbindung nötig. Außerdem enthält Pro die Sprechererkennung, die Aussagen einzelnen Personen zuordnet, und beim Teilen einer Notiz lässt sich mit Pro auch die Aufnahme mitschicken.

Typische Einsätze

Alt eignet sich überall dort, wo regelmäßig besprochen und festgehalten wird:

• Wöchentlicher Jour fixe oder Teamrunde, für die niemand mehr Protokoll schreiben muss
• Projekt-Kick-offs und Workshops, die mehrere Stunden dauern
• Kundengespräche über Teams oder Zoom – mit Einverständnis aller Beteiligten
• Vorstands- und Vereinssitzungen, bei denen ohnehin ein Protokoll angefertigt wird
• Interne Abstimmungen zu vertraulichen Themen, deren Aufnahme den Rechner nicht verlassen soll

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