Discussion sur les outils de travail, l’IA et l’organisation documentaire

Aperçu

Échange autour des outils utilisés au quotidien et des difficultés qu’ils créent : manque d’outils adaptés, usages d’IA, gestion des fichiers, prise de notes, signatures et transcription des réunions. L’objectif est de recenser les besoins afin de les faire remonter à la DSI et d’envisager des solutions encadrées.

Principaux sujets

Outils d’IA et usages professionnels

• Les usages de l’IA diffèrent selon les personnes et les tâches. Les besoins évoqués comprennent la recherche d’informations générales ou juridiques, l’aide à la rédaction et la synthèse de notes.
• Pour les appels d’offres, l’une des personnes préfère analyser elle-même les documents plutôt que de les transmettre à une IA.
• ChatGPT est utilisé parce qu’il était déjà connu à titre personnel ; Copilot n’a pas encore été essayé. Un test de Copilot est proposé, notamment pour comparer ses fonctions de recherche d’informations.
• Perplexity est utilisé pour certaines analyses et comparaisons. Il est présenté comme un agrégateur de modèles d’IA, dont les versions peuvent être moins performantes que les services spécialisés payants.
• L’enjeu n’est pas d’imposer un outil, mais d’identifier les besoins réels et de les transmettre à la DSI, afin que les outils retenus soient adaptés et validés par le groupe.
• Les usages d’IA et les outils externes soulèvent des questions de confidentialité et de maîtrise des données.

Fichiers, arborescence et outils bureautiques

• Les fichiers volumineux et les chemins de dossiers trop longs compliquent l’ouverture, la modification et l’enregistrement des documents. Le travail par copier-coller sur le bureau augmente le risque d’oublier de remettre les fichiers dans l’espace partagé.
• L’arborescence détaillée est jugée utile pour retrouver les informations et limiter les erreurs, mais sa navigation est perçue comme chronophage.
• Des solutions pratiques sont proposées : épingler les dossiers fréquents dans l’accès rapide, créer des raccourcis sur le bureau et passer par Teams en ligne, qui peut éviter certaines limitations liées aux chemins de fichiers.
• La réinstallation d’un outil de compression — WinRAR ou une solution Windows équivalente — est à demander à la DSI.
• OneNote est utilisé pour la prise de notes, mais ne permet pas facilement de lier les notes à des rappels ou à un calendrier. Le futur CRM n’est pas considéré comme un remplacement direct de cet usage.

Signatures et traçabilité

• L’utilisation de la signature de Karine en son absence a révélé un besoin potentiel de délégation et de traçabilité.
• Une solution de signature électronique permettrait, avec l’accord de Karine, de signer certains documents en son nom et de conserver une trace des signatures. Ce besoin est jugé utile, mais non urgent, car le volume de signatures est faible.
• La discussion souligne également les limites des documents scannés pour établir leur traçabilité et leur authenticité. La signature électronique est évoquée comme une option facilitant la conservation d’éléments de preuve.

Transcription des réunions

• Un outil de transcription est considéré comme un gain de temps possible pour les réunions internes, les comptes rendus et les plans d’action.
• L’outil ALT est utilisé à titre individuel et sa validation par la DSI a été demandée. Il est apprécié pour son accès gratuit sans limite de durée, malgré des erreurs d’interprétation possibles.
• L’enregistrement ou la transcription doit être soumis au consentement des participants. L’usage d’outils non validés peut aussi exposer des données personnelles ou professionnelles.

Opinions et points de vue

• Les outils doivent répondre à des besoins concrets et être choisis en fonction des tâches, plutôt que d’être adoptés par principe.
• Les pratiques actuelles peuvent pallier l’absence d’outils adaptés, mais elles créent des risques de confidentialité, de perte d’information et d’erreurs.
• L’arborescence documentaire est défendue pour sa valeur organisationnelle, tandis que sa navigation est décrite comme peu ergonomique au quotidien. Les raccourcis sont proposés comme compromis.
• La qualité des informations saisies dans le futur CRM devra être préservée, notamment grâce à des comptes rendus clairs et fiables.

Questions et pistes de suivi

• Copilot : le tester et comparer ses résultats à ceux des outils déjà utilisés.
• Compression de fichiers : demander à la DSI la réinstallation d’un outil adapté.
• Dossiers fréquents : mettre en place des favoris ou raccourcis, et essayer l’accès via Teams en ligne.
• Transcription : attendre le retour de la DSI sur la validation d’ALT et respecter le consentement des participants.
• Signature électronique : étudier l’intérêt d’une solution de délégation tracée, sans en faire une priorité immédiate.